Obieg dokumentów w firmie ma ogromne znaczenie dla jej ogólnego funkcjonowania – powinien być dobrze zorganizowany, by przedsiębiorstwo mogło poprawnie działać. Sposobem na jego usprawnienie jest wprowadzenie elektronicznego obiegu – na czym on polega i dlaczego warto go wybrać?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – usługi
Elektroniczny obieg dokumentów to alternatywa dla tradycyjnych rozwiązań, opierających się głównie na prowadzeniu dokumentacji przez pracowników firmy. W takim modelu łatwo niestety o zagubienie potrzebnych faktur lub umów lub niedopilnowanie terminów, szczególnie w większym przedsiębiorstwie, co przekłada się często na duże straty i niepotrzebne zamieszanie. Digitalizacja zbiorów oraz wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie znacznie usprawnia działanie całego przedsiębiorstwa oraz pozwala uniknąć błędów.
Aby wprowadzić to nowoczesne rozwiązanie do swojego biznesu, wystarczy skorzystać z usług firmy, zajmującej się tego typu działaniami. Zapewni ona dostęp do specjalnego, profesjonalnego systemu, do którego zostaną wprowadzone wszystkie ważne dokumenty w wersji elektronicznej. Upoważnione do tego osoby będą miały wgląd do systemu, gdzie dostępne będą zarówno potrzebne dokumenty, jak i związane z nimi terminy realizacji czy status działań.
W skład usług wchodzą:
- przygotowanie i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
- skanowanie dokumentów i ich digitalizacja, by były dostępne cyfrowo (również z poziomu urządzeń mobilnych),
- archiwizacja dokumentacji, zarówno w formie cyfrowej (e-archiwum), jak i papierowej.
Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów może być wprowadzony w każdym przedsiębiorstwie – przykład zastosowania tego typu rozwiązania to:
- obieg faktur i innych dokumentów finansowych,
- obieg dokumentów kadrowych i wniosków urlopowych,
- obieg dokumentów dotyczących reklamacji,
- obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Dzięki złożonemu systemowi można na bieżąco kontrolować ważną dokumentację i sprawdzać status poszczególnych zadań, wraz z terminem ich wykonania czy pracownikami, do których są przypisane. Znacznie usprawnia to pracę przedsiębiorstwa i umożliwia jego efektywniejszą kontrolę.
Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?
Porządkowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów ma ogromne znaczenie dla płynności działań każdej firmy. Elektroniczny obieg dokumentów jest kolejnym krokiem naprzód – umożliwia sprawniejsze zarządzanie pracownikami, kontrolę nad realizowanymi działaniami oraz zapobiega ewentualnym błędom, opóźnieniom czy zagubieniu ważnych danych. Do największych zalet tego rozwiązania należą:
- stała kontrola nad terminami prowadzonych działań wraz z raportowaniem opóźnień,
- wszystkie ważne dokumenty w formie elektronicznej,
- ograniczenie zużycia papieru dzięki cyfrowej wersji dokumentacji,
- możliwość monitorowania korespondencji,
- usprawnienie przekazywania dokumentów dzięki możliwości przesyłania ich drogą elektroniczną,
- zapobieganie zagubieniu czy zniszczeniu ważnej dokumentacji,
- raporty dotyczące ilości korespondencji oraz statusu dokumentów.
Duże usprawnienie zarządzania dokumentacją oraz związanymi z nią czynnościami firmowymi wraz z możliwością większej kontroli i monitorowania procesów sprawia, że jest to rozwiązanie idealne dla każdego przedsiębiorstwa. Pozwala ograniczyć czas przeznaczony na realizację zadań oraz uniknąć opóźnień czy strat, związanych z zagubieniem potrzebnych dokumentów.
