Archiwum Państwowe w Suwałkach - kontakt, kwerendy, czytelnia i lekcje archiwalne

Archiwum Państwowe w Suwałkach to regionalna jednostka archiwalna. W Suwałkach działa Punkt Obsługi Klienta, Czytelnia Naukowa oraz biblioteka prezencyjna. Główna siedziba mieści się przy ul. Kościuszki 69 w Suwałkach, gdzie działa Punkt Obsługi Klienta, Czytelnia Naukowa oraz biblioteka prezencyjna.

Chcę sprawdzić najważniejsze zadania archiwum → Najważniejsze sprawy Szukam danych kontaktowych i godzin przyjęć → Kontakt i siedziba Chcę zlecić płatne poszukiwania dokumentów → Kwerendy i cennik Chcę popracować w czytelni lub bibliotece → Biblioteka i czytelnia Chcę umówić zajęcia dla uczniów → Oferta dla szkół Szukam informacji o przekazywaniu i brakowaniu akt → Zarządzanie dokumentacją Chcę sprawdzić dostępność budynku → Dostępność architektoniczna Mam pytania o sposób szukania dokumentów → FAQ

Najważniejsze sprawy

• Poszukiwania genealogiczne → płatna kwerenda archiwalna, tel. (87) 566 21 67, zamówienie z limitem 200 zł
• Praca z dokumentami na miejscu → Czytelnia Naukowa, tel. (87) 566 21 67 w. 6 lub 87 520 90 29, poniedziałek z dyżurem do 18:00
• Korzystanie z zbiorów bibliotecznych → biblioteka prezencyjna w pracowni naukowej, bez wypożyczeń zewnętrznych
• Lekcje dla szkół → tel. (87) 566 21 66 w. 4, tematy: dzieje archiwum, genealogia, herb Suwałk, rodzinne archiwum
• Brakowanie dokumentacji → wzory wniosków i formularzy do pobrania na stronie archiwum
• Przekazanie akt do archiwum → formularz zdawczo-odbiorczy w formacie Excel

Kontakt i siedziba

Archiwum Państwowe w Suwałkach mieści się w centrum miasta, w budynku przy ul. Kościuszki 69. To tutaj znajduje się główny Punkt Obsługi Klienta, gdzie można złożyć wniosek o kwerendę, odebrać zamówione dokumenty lub uzyskać informacje o zasobach.

Adres: ul. Kościuszki 69, 16-400 Suwałki

Telefony:

• Punkt Obsługi Klienta: (87) 566 21 67 lub (87) 520 90 21
• Czytelnia Naukowa: (87) 566 21 67 w. 6, 87 520 90 29

Godziny przyjęć interesantów: poniedziałek–piątek od 8.00 do 15.00, w poniedziałki dyżur w czytelni do 18:00

Kontakt elektroniczny: skrzynka EPUAP /651x0qxmxh/skrytka, adres e-Doręczeń AE:PL-84534-68630-FCWEW-27

Kwerendy i cennik

Kwerenda to płatna usługa poszukiwania informacji w zasobach archiwum, realizowana przez archiwistę na zamówienie interesanta. Usługa przydaje się, gdy nie możesz samodzielnie dotrzeć do Suwałk lub gdy potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w zidentyfikowaniu konkretnych dokumentów — akt stanu cywilnego, ksiąg gruntowych, dokumentacji sądowej czy spuścizn po osobach prywatnych.

Zamówienie kwerendy wymaga złożenia wniosku z precyzyjnym opisem poszukiwanych informacji. Archiwista przeszukuje zasoby i przygotowuje odpowiedź w formie pisemnej lub kopii dokumentów. Czas realizacji zależy od skomplikowania zapytania i obłożenia archiwum.

Stawki za wybrane usługi:

Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć 200,00 zł. Szczegółowy cennik oraz wzory zamówień dostępne są na stronie archiwum.

Biblioteka i czytelnia

Czytelnia Naukowa to przestrzeń do samodzielnej pracy ze źródłami archiwalnymi. Pracownia wyposażona jest w stoliki badawcze, dostęp do katalogów i pomoc archiwistów przy identyfikacji potrzebnych materiałów. Korzystanie z czytelni jest bezpłatne, wymaga jednak wcześniejszego zamówienia dokumentów — nie ma możliwości swobodnego przeglądania półek.

Przy czytelni działa biblioteka prezencyjna — zbiory dostępne wyłącznie na miejscu, bez możliwości wypożyczenia na zewnątrz. W zbiorach znajdują się publikacje z zakresu historii regionu, genealogii, archiwistyki oraz przewodniki po zasobach. Biblioteczna baza danych Archiwów Państwowych dostępna jest online pod adresem biblioteka.archiwa.gov.pl.

Godziny otwarcia:

Przed wizytą warto skontaktować się telefonicznie w sprawie dostępności konkretnych pozycji lub zamówić dokumenty z wyprzedzeniem.

Oferta dla szkół

Archiwum prowadzi edukacyjny program dla szkół, oferując lekcje historyczno-archiwalne prowadzone przez archiwistów. Zajęcia odbywają się na terenie archiwum lub — po uzgodnieniu — w placówkach oświatowych. Tematyka dostosowywana jest do wieku uczniów i programu nauczania.

Proponowane tematy lekcji:

• Archiwum Państwowe w Suwałkach — dzieje, zasób, działalność
• W poszukiwaniu przodków — poradnik genealoga amatora
• Zostań rodzinnym archiwistą
• Początki Suwałk, przywileje miejskie, perypetie z herbem

Kontakt do uzgodnienia terminu: tel. (87) 566 21 66 w. 4

Zarządzanie dokumentacją

Dla jednostek organizacyjnych — urzędów, firm, stowarzyszeń i instytucji — archiwum udostępnia wzory dokumentów niezbędnych do prawidłowego prowadzenia archiwum zakładowego i postępowania z dokumentacją niearchiwalną.

Podstawowe dokumenty do pobrania:

• Wzór wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (format DOC)
• Formularz zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego w Suwałkach (format XLSX)

Pełna instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja organizacji archiwum zakładowego powinny być zatwierdzone przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

Dostępność architektoniczna

Budynek archiwum przystosowany jest do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Na dziedzińcu znajduje się wyznaczone miejsce parkingowe dla osób niepełnosprawnych, z bezpośrednim dojazdem do wewnętrznego wejścia prowadzącego do strefy obsługi klienta. Do budynku i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym.

FAQ

1. Jak napisać prośbę o wydanie dokumentów z archiwum? Wniosek powinien zawierać precyzyjny opis poszukiwanych dokumentów (nazwiska, daty, miejsca, rodzaj akt) oraz dane kontaktowe wnioskodawcy. Wzory wniosków dostępne są na stronie archiwum lub w Punkcie Obsługi Klienta przy ul. Kościuszki 69.

2. Jak uzyskać informacje z Archiwum Państwowego? Osobiście w Czytelni Naukowej (tel. (87) 566 21 67 w. 6), telefonicznie przez Punkt Obsługi Klienta ((87) 566 21 67), elektronicznie przez EPUAP lub zamawiając płatną kwerendę.

3. Ile kosztuje wydanie świadectwa pracy z archiwum? Świadectwa pracy zawarte w dokumentacji zakładów pracy to materiały archiwalne udostępniane na zasadach ogólnych. Jeśli wymagany jest odpis — koszt to 20 zł za każdą rozpoczętą stronę (1800 znaków). Skan oryginału — 2 zł, kserokopia A4 — 1 zł.

4. Jak długo czeka się na dokumenty z archiwum? Czas oczekiwania zależy od rodzaju zamówienia. Kwerendy płatne realizowane są w kolejności zgłoszeń. Dokumenty do przeglądania w czytelni należy zamówić z wyprzedzeniem.

5. Jak szukać dokumentów w archiwum państwowym? Przed wizytą warto skorzystać z internetowych baz danych: SEZAM (spisy zespołów archiwalnych), szukajwarchiwach.pl (skany dokumentów), baza biblioteczna archiwa.gov.pl. Precyzyjne dane (nazwiska, miejscowości, daty) pozwalają szybciej zlokalizować potrzebne akta.

6. Jak długo przechowywane są dokumenty w archiwum państwowym? Dokumenty przechowywane są bezterminowo — archiwa państwowe pełnią funkcję depozytu trwałego. Niektóre kategorie akt (np. akta stanu cywilnego, księgi metrykalne) objęte są szczególną ochroną ze względu na wartość historyczną i dowodową.

Materiał źródłowy stanowiła strona suwalki.ap.gov.pl.